Un panneau fait de deux larges bandes de papier kraft collées l'une au-dessus de l'autre est scotché contre le mur. Devant ce «tableau brun», une longue table. Cinq personnes y sont assises, les unes à côté des autres, face au mur. Elles relisent une question écrite sur le panneau, inscrivent au stylo-feutre des phrases sur des Post-it, se lèvent pour les coller sur le papier, avant de se rasseoir, d'écrire encore, de discuter ensemble. L'objectif de cet étrange manège: cerner ensemble un problème, puis élaborer, en équipe, un plan d'action pour le résoudre. On appelle cela du management collaboratif et le ballet, répété par trois groupes différents, s'est déroulé, le 19 mai dernier, dans les locaux de la Fédération des entreprises romandes, à Genève.

Geneviève Morand, animatrice des «First Tuesday» et fondatrice du réseau de contacts et d'affaires Rezonance, y anime un atelier interactif. Il fait partie des formations proposées par Rezonance*, qui misent sur l'amélioration des soft skills. Ces compétences sociales, capitales dans le monde du travail, sont notamment l'aptitude au travail en équipe, la capacité à communiquer, à gérer son temps et le flux d'information, à être en contact avec les autres.

Management par la qualité

Mais reprenons. En ce vendredi, il s'agit d'apprendre à travailler en équipe en utilisant des outils très pratiques de management collaboratif. Leur nom? «Diagramme des affinités» et «diagramme en arbre». Ils se basent notamment sur le management par la qualité et les enseignements du professeur japonais Shoji Shiba, qui a enseigné au Japon puis aux Etats-Unis, à la Sloan School of Management du Massachusetts Institute of Technology (MIT).

Le premier, le «diagramme des affinités», vise à répondre à toute sorte de questions qui posent problème. Exemple: «quelles sont les difficultés pour organiser l'opéra X en juin 2007?», «quelles sont les barrières à l'innovation dans mon entreprise?» ou «quels sont les obstacles à la collaboration dans l'équipe Y?». L'idée première est de se mettre à cinq ou six personnes autour du problème, de passer du temps à le cerner et à le clarifier, sans, à ce stade, imaginer de solutions.

Chacun écrit, sur des Post-it, cinq réponses à la question posée, laquelle est placardée au sommet du panneau. Pour la question «quels sont les obstacles à la collaboration dans l'équipeY?», les réponses peuvent être: «Les collaborateurs ne font pas confiance aux auteurs du projet», «ils n'ont pas participé à son élaboration» ou «les niveaux de responsabilité sont flous», etc.

La méthode étant structurée pas à pas, chacun va ensuite coller ses Post-it sur le tableau, face aux autres membres de l'équipe. Suit une discussion où chaque billet est débattu devant le groupe sous deux angles: est-ce qu'il répond bien à la question, est-ce qu'il est compris par tous? «L'important est de rester factuel et de ne pas s'engager sur le terrain des opinions. Il ne s'agit pas de défendre son avis, ni de savoir si la réponse est valable ou non», commente Geneviève Morand. «Si l'on reste le plus précis possible sur les faits qui posent problème, cela permet de construire, dans l'équipe, une vision globale qui permettra d'aller de l'avant.»

Etape suivante: sur le panneau, on regroupe les Post-it par affinités, et non en fonction de catégories préétablies. C'est là l'une des originalités de la méthode: les affinités ne sont pas des liens logiques, c'est quelque chose de plus intuitif, explique Geneviève Morand: «On travaille avec la sensibilité et l'intuition, non avec le raisonnement ou les similarités superficielles. On cherche les points communs et les idées cachées.»

Enfin, on baptise chaque groupe de billets en lui donnant un titre qui résume le problème. Dans notre exemple, plusieurs papiers jaunes pointent le «manque d'engagement de la direction pour le projet», ainsi que le «manque de leadership du chef de projet», d'autres soulignent «l'absence de clarté des objectifs» et le «manque d'écoute des résistances».

Dernière étape, les membres de l'équipe votent pour fixer les priorités dans la résolution du problème. «Plus on est restés proche des faits, plus il est facile de passer à l'action», insiste l'animatrice.

Mener à bien un projet

Agir. C'est l'objet du deuxième outil, le «diagramme en arbre» qui se construit grosso modo de la même manière. En partant du «comment?», il rassemble les éléments de solution et liste les actions à entreprendre.

Ainsi, sur un autre panneau, des Post-it résument cette fois les actions, et annoncent qui en est responsable, dans quel délai et avec quels moyens. «Cette méthode permet vraiment de dégager une vision commune et de l'afficher, au sens propre», conclut Geneviève Morand.

Ces outils, qui paraissent simples et bricolés au premier abord, sont en fait assez compliqués à utiliser lorsque les questions posées sont complexes. Ils nécessitent aussi un certain entraînement pour être maniés avec efficacité. L'atelier offre une première initiation.

* Infos sur http://www.rezonance.ch/ateliers