Une entreprise romande, active dans le haut de gamme, utilisait un système de gestion électronique de documents, y compris avec un archivage légal en bout de chaîne. Au bout de deux ans, elle contrôle que les disques numériques non réinscriptibles sont bien lisibles. Résultat: 20% de l’information étaient inaccessibles.

Une pépite industrielle de la vallée de Joux tenait sa documentation à jour sur des microfiches, sans que les trois archivistes ne soient surveillés. Résultat: un archiviste a revendu un tiers des fiches à la concurrence.

Une fiduciaire genevoise possédait plus de quarante ans d’archives en ses murs. Elle ­souhaitait dégager de l’espace mais ne savait plus par où commencer la destruction.

Voilà le lot de cas quotidiens que rencontrent Bruno Georgelin et Giles Colin, qui viennent de monter un cabinet d’expertise, baptisé CogiDoc, à Eysins, à côté de Nyon (VD). Leur spécialité? Le conseil documentaire. «Tout le monde a mal à ses documents, de la PME à la plus grande multinationale», estime le premier. Pourtant, les technologies sont là, que ce soit pour les documents électroniques (avec des mastodontes comme Documentum ou FileNet mais également des solutions plus accessibles) ou les archives papier (avec des sociétés de stockage, comme le leader suisse ­Secur’Archiv, ou de destruction, comme Katana).

Les archives à la cave

«La documentation, c’est la mémoire de l’entreprise», rappelle Stéphanie Pouchot, professeure HES en information documentaire à la Haute Ecole de gestion de Genève. «Si elle perd la trace de son activité passée, elle perd du temps, de l’argent, de la productivité et cela peut également affecter son innovation.» L’exemple du cabinet neuchâtelois P&TS (voir ci-dessous) n’est de loin pas suivi par toutes les PME. «En Suisse comme ailleurs, on rencontre de fortes lacunes, notamment dans les petites entreprises», confirme Stéphanie Pouchot. Ainsi, de la production d’un document à sa destruction, les écueils sont nombreux. Et souvent répétitifs. Les experts du cabinet lémanique en citent deux: les archives dans les caves sujettes à inondations («très très fréquentes») ou les sauvegardes posées sur le serveur lui-même («inexploitables si le serveur a surchauffé»).

Soulignons que la Suisse est relativement souple en comparaison européenne puisque, avec l’ordonnance concernant la tenue et la conservation des livres de comptes (Olico), «les entreprises peuvent aller loin dans la dématérialisation des pièces, estime Giles Colin, si bien que les preuves comptables numériques peuvent être acceptées si le processus est respecté. Le papier reste toutefois présent, ne serait-ce que via le biais des factures, car certains de vos fournisseurs vous adresseront toujours un document papier.» En effet, malgré tous les efforts «durables» des entreprises, le papier n’est pas mort: sa production continue de croître – de l’ordre de 6% en Europe. De la vie à la mort d’un document, CogiDoc veut apporter son expertise aux directeurs d’entreprise. «De nombreuses PME ne s’y plongent guère et n’ont pas de stratégie claire, déplorent-ils en chœur. Alors que souvent, en apportant une vision globale, des solutions simples et peu coûteuses permettent d’améliorer la situation.»