Coronavirus: voici les meilleurs outils pour être efficace en télétravail

Google, Apple, Twitter mais aussi de nombreuses entreprises suisses invitent, voire contraignent, leurs employés à travailler depuis chez eux, crise sanitaire oblige. Pour certains collaborateurs, c’est tout nouveau. Pour d’autres, habitués à travailler chez eux de temps à autre, la transition est moins compliquée. Mais pour tous, la situation s’annonce extraordinaire, car elle va durer: deux semaines, trois, voire quatre de plus? Impossible à prédire. Alors autant s’y préparer, via ce petit guide non exhaustif.

Commençons par la base, avant de parler technologie. L’idéal est d’aménager chez soi un espace de travail. Pas besoin que cela soit forcément un bureau, il suffit que ce soit un endroit dédié où seul l’ordinateur, le smartphone et une bouteille d’eau seront présents. Il est aussi recommandé de s’habiller comme si on allait au bureau, afin de se concentrer sur le travail.

Slack, incontournable

Attention aussi à sa connexion internet: un débit de 50 à 100 mbit/s minimum est nécessaire, car les vidéoconférences, gourmandes en bande passante, pourraient se multiplier. Enfin, comme vous allez sans doute passer beaucoup de temps au téléphone, n’oubliez pas de vous équiper d’oreillettes ou d’écouteurs sans fil, afin de diminuer votre exposition aux ondes. Et pensez aussi à prendre des pauses régulières, à vous aérer.

Ensuite, il faudra absolument être en contact rapproché avec votre équipe, votre supérieur ou vos employés. Peut-être votre employeur vous a-t-il fourni des outils en ligne pour cela. Mais à vous aussi d’en utiliser ou d’en proposer de nouveaux. La plus connue est Slack: une plateforme de communication collaborative qui a le vent en poupe, utilisable tant sur mobile que sur ordinateur. Son objectif est aussi bien de limiter le nombre d’e-mails dans votre structure – même si les courriels demeurent importants – que de collaborer très rapidement, sous forme de messagerie instantanée. Il est possible de créer plusieurs groupes, et de personnaliser ses notifications. Slack demande un temps d’adaptation et il faut bien entendu que tous les membres d’une organisation y adhèrent pleinement.

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Multitude de services

Il vaut la peine d’explorer d’autres solutions, un peu moins connues, pour le travail collaboratif. Trello permet par exemple d’organiser ses projets sous forme de tableaux et de voir en temps réel qui dans l’équipe fait quoi. Trello permet d’intégrer d’autres applications en ligne, comme Slack, justement, ou les solutions de Google. Dans le même genre, Asana est intéressant: ce service, comparable à Trello, permet aussi de partager des fichiers et de discuter justement à propos de ceux-ci.

D’autres services comparables existent et la plupart sont gratuits pour un petit nombre d’utilisateurs ou pour une durée limitée: citons EverNote, Wrike, Klaxoon ou encore Oolaop.

Bien entendu, les solutions de Google et de Microsoft sont à prendre en considération, d’autant que ces deux entreprises, comme certaines de leurs concurrentes, offrent depuis quelques jours des promotions sur leurs services. Les deux géants de la tech proposent des outils puissants pour communiquer en temps réel, travailler à plusieurs sur des documents en ligne et partager des fichiers.

Des solutions suisses

Mais n’oubliez pas qu’il y a aussi une alternative suisse qui existe: Infomaniak propose des services très intéressants pour le transfert de fichiers volumineux (baptisé SwissTransfer), pour le travail collaboratif et la gestion de documents en ligne (KDrive). Autre service suisse à tester, pour les entreprises: Gmelius. Basée à Genève, cette start-up augmente les capacités de Gmail en permettant par exemple de suivre ses clients, de programmer l’envoi de messages, d’utiliser un assistant virtuel ou de collaborer sur des projets.

Intéressons-nous aussi aux services de vidéoconférence. La plupart du temps, la caméra de votre ordinateur pourra faire l’affaire. Mais il peut valoir la peine de s’équiper avec un accessoire plus professionnel – Logitech en propose à partir de quelques dizaines de francs, par exemple. Côté services, il y a bien sûr Skype (appartenant à Microsoft), Hangouts (de Google) et bien sûr FaceTime (Apple).

Mais l’étoile montante de ce domaine est Zoom. Ce service ne nécessite pas d’inscription ou de création de compte pour être utilisé, l’adresse du site pour une réunion spécifique suffit. Le service ne coûte rien pour des réunions réunissant jusqu’à 100 participants et d’une durée de quarante minutes maximum.