Les réflexions et les théories sur le «Knowledge management» (KM) sont assez récentes: elles ont été lancées aux Etats-Unis et au Japon dans les années 80. Les ouvrages fondateurs du KM ont été publiés, eux, dès le début des années 90. Mais qu'est-ce exactement que le KM? «Il n'y a pas de définition unique, il y en a des dizaines, explique Hélène Madinier, professeure à la Haute Ecole de gestion de Genève. Pour ma part, j'en retiens deux, qui me semblent les plus pertinentes.»

La première émane du Club informatique des grandes entreprises françaises (Cigref). Selon lui, il s'agit «d'un ensemble de modes d'organisation et de technologies visant à créer, collecter, organiser, stocker et diffuser, utiliser et transférer la connaissance dans l'entreprise. Cette connaissance est matérialisée par des documents internes et externes, mais aussi sous forme de capital intellectuel et d'expériences détenus par les collaborateurs ou les experts du domaine.»

La deuxième définition est celle synthétisée par Jean-Yves Prax, expert français en KM. Pour lui, «le Knowledge management est un processus de création, d'enrichissement, de capitalisation, de validation de savoirs et de savoir-faire, impliquant tous les acteurs de l'organisation». Le but du KM, ajoute-t-il, est de «combiner les savoirs et les savoir-faire dans les processus de travail pour créer de la valeur».

Pour ajouter un degré de complexité, les connaissances peuvent être individuelles ou collectives, tacites ou explicites. Il s'agit donc d'arriver à diffuser, à faire circuler ces savoirs entre les collaborateurs, à les faire passer de l'individu au groupe, par exemple. «En tout cas, on retrouve toujours trois composantes dans le KM, conclut Hélène Madinier. Une composante humaine, une autre liée aux processus de travail et enfin des outils informatiques qui soutiennent la démarche et l'accompagnent techniquement.»