La présente étude vise à résumer les mesures et contrôles à effectuer par les sociétés (SA, Sàrl, etc.), associations ou fondations, pour limiter les risques liés à l'octroi de pouvoirs de représentation, notamment à des employés. Une attention particulière est accordée au système de contrôle interne, imposé par la législation suisse dès le 1er janvier 2008.

Le 1er janvier 2008 entrera en vigueur une modification législative importante, approuvée par les Chambres fédérales le 16 décembre 2005. Cette modification impose notamment à l'organe de révision de vérifier l'existence d'un système de contrôle interne (SCI) au sein de l'entité juridique révisée (société, association, fondation).

Dans sa Prise de position du 21 mars 2006 en matière de système de contrôle interne (SCI), la Chambre fiduciaire a précisé ce qui suit: «Les principaux outils auxiliaires organisationnels du SCI peuvent être décrits ainsi: - organigramme; - diagramme des déroulements internes et des fonctions; - descriptif des postes et des procédures; - règles régissant les compétences et systèmes de limitation; - règlements, directives et instructions de service; [...].».

En outre, l'annexe aux comptes annuels contiendra des informations sur la réalisation d'une évaluation des risques.

La nouvelle législation impose donc aux entités juridiques (sociétés, associations, fondations) de prendre des mesures concrètes en évaluant les risques, élément qui doit figurer, le cas échéant, dans l'annexe des comptes annuels (contrôle restreint et contrôle ordinaire) et en mettant sur pied un système de contrôle interne (SCI), si les comptes sont soumis à un contrôle ordinaire.

Ces exigences supplémentaires vont dans le même sens que la figure de la responsabilité pénale de l'entreprise elle-même, introduite le 1er octobre 2003 dans le Code pénal suisse.

Sur le plan du droit du travail, de façon générale, l'employeur supporte les risques liés à son entreprise. Dès lors, la gestion du risque lui impose de guider ses employés dans l'exécution de leur travail (flux descendant) et d'assurer que les informations pertinentes remontent - rapidement et complètement - aux (bons) organes décisionnels (flux montant).

Dans cet esprit, l'art. 321d du Code des obligations donne à l'employeur la compétence d'établir des directives générales et instructions particulières.

On pourrait multiplier les exemples d'implications, directes et indirectes, des nouveautés législatives. On se bornera ici à la thématique de la réglementation des pouvoirs de signature.

En premier lieu, le rattachement d'une signature à la personne qui a signé doit être assuré. En effet, dans la pratique, il arrive encore très souvent qu'une signature ou un visa figurent sur un document mais qu'il soit impossible de déterminer qui a apposé cette signature ou ce visa.

En second lieu, il convient de préciser qui peut signer quoi et dans quelles limites.

A ce titre, il existe deux méthodes principales d'approche: La première méthode consiste à placer la personne au centre du système. On prend le collaborateur Blaise Dupont et on indique dans quels domaines il a des pouvoirs de signature. La seconde méthode revient à placer les champs d'activité de l'entreprise au centre du système. On prend alors les domaines habituels à toute entreprise (ressources humaines, comptes bancaires, correspondance, etc.) et les domaines spécifiques à l'entreprise (signature des contrats, des propositions d'assurance, des projets de devis, émission d'attestation, etc.).

Le choix entre ces deux méthodes dépend des circonstances du cas d'espèce. Toutefois, de manière générale, la seconde méthode apparaît comme préférable, car elle donne, en principe, plus rapidement une vue d'ensemble.

Comme partout, une réglementation doit être cohérente: il faut donc éviter les contradictions internes (un même cas reçoit deux traitements différents) et les lacunes (un cas ne reçoit pas de traitement).

En ce qui concerne les pouvoirs de signature, pour mettre sur pied une réglementation adaptée, une voie possible consiste à émettre les documents suivants: un règlement de base. Ce document doit être en harmonie avec les statuts de la société et, le cas échéant, avec le règlement d'organisation du Conseil d'administration, et des annexes à ce règlement, notamment une carte (individuelle) de signature ou un tableau (général) des signatures ainsi que des grilles de pouvoirs de signature (par thème: RH, comptes bancaires, certificats de salaire, révision, etc.)

Dans la mesure du possible, le règlement devrait être suffisamment général pour jouir d'une certaine pérennité. Les annexes pourront être revues aussi souvent que les affaires l'exigent.

Enfin, le cas échéant, les contrats de travail, voire les contrats de mandat d'administrateurs (membres du conseil de fondation, etc.), doivent être mis en harmonie avec le système global de signatures. Le plus simple consiste à inclure dans ces contrats une clause générale de renvoi à la réglementation spécifique des pouvoirs de signature. Une synchronisation est nécessaire pour éviter des engagements dommageables pour l'entité juridique représentée et, en définitive, des risques de litiges.

La main droite ne doit pas défaire ce qu'a élaboré la main gauche.