Même les conseils d’administration se dématérialisent

Le papier disparaît petit à petit des séances des conseils d’administration. Pourtant, ceux qui les composent ont souvent plus de 60 ans et ne sont pas nés avec un ordinateur dans la main. La tendance a progressé ces dernières années, avec la numérisation des convocations, des informations et de l’archivage.

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«Auparavant, on recevait par la poste, avant chaque séance, de lourds classeurs qu’il fallait transporter et archiver. Sans papier, c’est beaucoup plus simple, efficace et cela renforce l’efficience des séances», estime Dominique Alain Freymond, qui a figuré, en vingt ans, dans une trentaine de conseils d’administration, à l’exemple de La Poste. Il est également l’un des animateurs de l’Académie des administrateurs (ACAD) et vice-président du SwissBoardForum. «Les sociétés cotées s’y sont toutes mises, mais c’est beaucoup plus rudimentaire du côté des PME. On en compte près de 150 000 en Suisse, mais elles sont encore peu nombreuses à exploiter le potentiel de numérisation des activités de leur conseil.»

Un nouveau métier

Cette dématérialisation a un coût. Pour obtenir ce type de service, il faut payer des frais de licence de quelques milliers de francs par année. La dématérialisation des conseils d’administration a donné naissance à toute une série d’entreprises qui proposent ce service. Il y a, par exemple, la bâloise Loomion, la française Oodrive, l’allemande Brainloop, l’américaine Diligent ou encore la zurichoise Sherpany. Cette dernière était considérée comme la championne suisse de la croissance en 2017, selon le classement réalisé par la Handelszeitung et Le Temps, avec la collaboration de l’institut de recherche Statista. Elle a enregistré une progression de son chiffre d’affaires de 204% entre 2012 et 2015. Cette PME, fondée par Roman Bühler et Tobias Häckermann, tous deux âgés de 33 ans, a multiplié ses effectifs par dix en trois ans. Elle compte aujourd’hui 50 personnes et prévoit d’en engager encore 20 ces prochains mois.

Communication simplifiée

Sherpany a déjà convaincu plus de 160 entreprises en Suisse, à l’exemple d’Assura, Romande Energie, la BCV, Schenk, Valiant, la Banque Cantonale de Zurich ou encore Julius Baer. «Grâce à l’application que nous avons développée, les membres des conseils d’administration accèdent à leurs documents de travail via leur tablette ou leur smartphone. Ils peuvent y annoter des commentaires ou créer des notes virtuelles, explique Karel Manrau, responsable pour la Suisse romande de Sherpany. Le secrétariat général n’a plus à imprimer des centaines de pages ni à les envoyer chaque mois par la poste à une dizaine de personnes.»

Grâce au numérique, les conseils d’administration accèdent directement aux analyses de données, savent tout de la performance et de l’organisation en temps réel. Un administrateur est parfois membre de plusieurs conseils d’administration, comités ou autres instances. «C’est pourquoi dématérialiser ses conseils devient indispensable pour gagner en productivité», justifie Karel Manrau, 26 ans, qui guide les administrateurs dans le monde du numérique. «Il faut juste y aller doucement et se mettre à leur place.» Dominique Alain Freymond propose, de son côté, de les former à l’utilisation des nouveaux outils numériques, via l’Académie des administrateurs. «Certains sont plus réticents que d’autres, mais l’essentiel est de convaincre le secrétaire du conseil.»

Informations encryptées

«La communication au sein du conseil est devenue plus simple et plus efficace. Les invitations aux réunions et les documents sont transmis rapidement et en toute sécurité. D’une manière générale, la transparence et la sécurité se sont considérablement améliorées», estime Heiner Zehntner, secrétaire général de la société Endress + Hauser, une entreprise utilisatrice de la solution proposée par Loomion, une société bâloise de 11 personnes fondée en 2003 et qui travaille avec des clients tels que la Suva, Swiss Life, Schindler ou Glarner Kantonalbank. «La majorité de nos clients est internationale.»

Qu’en est-il de la confidentialité des documents? Chez Sherpany, les informations critiques, les bilans ou les ordres du jour sont chiffrés puis déposés sur un serveur sécurisé dans la région zurichoise. «Nous louons des espaces de stockage hautement sécurisés, explique Karel Manrau. Concrètement, l’entièreté du processus d’envoi et de téléchargement est cryptée en 256 bits, ce qui représente un haut niveau de sécurité, nous permettant de travailler avec des organismes soumis aux réglementations de la Finma.» Chez Loomion, les données et les documents sont hébergés dans leurs centres de données ou dans celui du client.

Viser les conseils de fondation

Sherpany a démarré ses activités en proposant un produit destiné aux actionnaires des assemblées générales. «Ceux-ci peuvent voter et recevoir leur documentation via notre application. Une centaine d’entreprises proposent déjà ce produit à leurs actionnaires, essentiellement des sociétés cotées en bourse.» «Cette numérisation des assemblées générales a permis de simplifier le décompte des voix lors de votes complexes», note Dominique Alain Freymond.

Après les assemblées générales et les conseils d’administration, la prochaine étape consistera probablement à numériser les conseils de fondation. On en compte environ 13 000 en Suisse et ceux-ci fonctionnent comme des conseils d’administration. Puis, ces plateformes concerneront n’importe quel type d’assemblée qui se réunit régulièrement et qui nécessite un partage simple mais sécurisé des données.

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«Il est plus compliqué d’être administrateur d’une start-up»

Grâce à son expertise de gestionnaire et membre de conseils d’administration au sein de PME et start-up, Virginie Verdon a développé une connaissance de l’écosystème de l’entrepreneuriat helvétique, avec une expertise dans des secteurs high-tech. Depuis dix ans, elle siège dans plusieurs conseils d’administration en Suisse et en France et accompagne des PME et des start-up dans leur évolution. Elle coordonne et dirige également la Board Academy, un programme dédié aux administrateurs et aux propriétaires de jeunes pousses ou de PME.

Certaines PME peinent à dématérialiser leur conseil d’administration. Qu’en est-il des start-up?

Le papier ou les e-mails n’existent plus depuis longtemps au sein des conseils d’administration des start-up. Elles sont très agiles et développent elles-mêmes leur propre outil collaboratif d’échange et de partage de documents. D’autres travaillent, entre autres, avec Sharepoint, une solution de Microsoft, ou Podio, qui appartient au groupe Citrix Systems.

Quelles sont les principales difficultés que rencontrent les start-up avec leur conseil d’administration?

Les start-up sont des animaux particuliers qui fonctionnent différemment des grandes entreprises. Dans les sociétés d’une certaine importance, il y a une claire séparation des pouvoirs. Les membres du conseil d’administration diffèrent de ceux du management. Dans une start-up, tout est mélangé. Le fondateur se retrouve très souvent président du conseil d’administration, actionnaire majoritaire et directeur de l’entreprise. Lorsqu’un investisseur externe arrive, cela peut se compliquer tant dans le fonctionnement du conseil d’administration que par les velléités de certains d’intervenir dans l’opérationnel.

Etre administrateur de petites et moyennes structures requiert quelles compétences particulières?

C’est beaucoup plus compliqué d’être administrateur d’une start-up que d’une entreprise du SMI. La pression financière, l’évaluation des risques et la gestion de la crise sont souvent le lot quotidien des entreprises de petite taille. La gestion de la croissance, le financement voire la vente de la société sont monnaie courante. Il faut donc être capable de réagir rapidement et avec les bons réflexes. Souvent rien n’existe, il faut préciser la délégation, être attentif aux mélanges des casquettes, maîtriser les finances au jour le jour. Une erreur peut avoir de lourdes conséquences et coûter très cher à l’administrateur en place. Le conseil d’administration peut changer la destinée d’une entreprise. Souvent, les start-up ont le réflexe de chercher des administrateurs qui pensent comme les fondateurs. Il faudrait changer ce réflexe et trouver les personnes qui ne connaissent pas nécessairement le secteur de la start-up et qui poseront des questions piquantes.

A qui est destinée la formation de Board Academy?

Elle est destinée aux personnes qui désirent entrer dans le conseil d’administration d’une start-up. Des business angels, des investisseurs institutionnels, mais aussi des jeunes entrepreneurs suivent notre formation. Lancée il y a 3 ans, celle-ci s’articule sur quatre demi-journées de quatre heures. Après Lausanne et Zurich, nous allons prendre nos quartiers dans le Valais, à l’Espace Création à Sion, pour offrir un programme en français dédié aux administrateurs et propriétaires de jeunes pousses ou de PME de la région.

Définition: le chiffrement

Le chiffrement consiste à coder des données afin d’en garantir la confidentialité durant leur transmission ou leur stockage. Le message est modifié de telle sorte qu’il soit illisible pour ceux qui ne savent pas comment il a été modifié. On utilise très souvent des clés de chiffrement, qui peut être symétrique ou asymétrique. Dans le premier cas, on utilise la même clé pour chiffrer et déchiffrer. Et plus une clé de chiffrement est longue, meilleure est la protection et plus difficiles sont l’interception et la lecture du message ou du fichier. On recommande actuellement d’utiliser des clés d’au moins 128 bits. Autrement dit, la clé est une suite aléatoire de 128 zéros ou uns. On peut aller, dans certains cas, jusqu’à des clés beaucoup plus puissantes de 2048 bits. LT