«C'est l'horreur!» s'exclame le responsable des ressources humaines d'une PME genevoise quand on lui demande s'il s'en tire avec les exigences du nouveau certificat de salaire. Fondée il y a une dizaine d'années, l'entreprise concernée a construit au coup par coup son système d'indemnités et de remboursement des frais, au gré des entretiens d'embauche, des revendications des uns et des besoins des autres: «Certains salariés se voient rembourser 25% du montant de leur facture de téléphone mobile, alors que leur voisin de bureau en perçoit la moitié, soupire encore ce chef du personnel. Pour mettre de l'ordre là-dedans, il faudra refaire l'historique collaborateur par collaborateur.»

Frais de déplacement, de repas, de téléphone mobile, d'hébergement ou de formation continue: tout doit être remis à plat. «Désormais, l'employé sera taxé sur chaque avantage qu'il perçoit, indique Antoine Berthoud, avocat et spécialiste en droit fiscal. Cela va de son salaire de base à sa carte de crédit professionnelle.»

Une précision extrême

Le nouveau certificat de salaire, ou NCS pour les initiés, uniforme et obligatoire, entrera en vigueur dès janvier 2007. Elaboré par la Conférence suisse des impôts (CSI) * à la demande de la Confédération, il doit répondre aux exigences de la loi fédérale sur l'harmonisation fiscale entrée en vigueur en 2001. Le document n'autorise plus l'improvisation, les oublis ou les inexactitudes. «L'ancien formulaire était rarement respecté, observe Antoine Berthoud. Dorénavant, le fisc ne tolérera plus les écarts. Il veut trouver dans le document toutes les informations dont il a besoin.»

Un exemple? Au point «F» du certificat, l'employeur atteste si le salarié dispose d'un moyen de transport gratuit entre son domicile et son travail, comme une voiture d'entreprise ou un abonnement général des CFF offert. Il faut impérativement cocher cette case car, du coup, le collaborateur n'aura plus le droit de déduire de sa déclaration fiscale privée ses frais de déplacement.

De manière générale, les grandes entreprises, qui élaborent des procédures de défraiement très précises, sont mieux préparées que les PME à l'arrivée du maelström fiscal: «Je n'ai aucune crainte. Le florilège de nos prestations est soumis à fiscalité depuis longtemps», explique Jean-Charles Bruttomesso, directeur des ressources humaines de Migros Genève.

Travail en amont

La principale qualité de ce nouveau certificat est sa clarté. Poste après poste, les salaires et bonus, les frais effectifs et forfaitaires, ainsi que les prestations pour la prévoyance professionnelle et l'AVS sont mentionnés distinctement. Chacun s'y retrouve, même le profane. «Ce document est beaucoup plus simple à lire que l'ancien. D'autre part, il incite les employeurs à la transparence, et on ne peut que le louer pour cela», poursuit Jean-Charles Bruttomesso.

En réalité, ce n'est pas le formulaire en lui-même qui pose problème aux PME, mais l'immense masse de travail à réaliser en amont pour codifier précisément les pratiques salariales. En effet, l'entreprise établira les certificats de salaire en se basant sur un règlement interne de remboursement des frais, qu'elle doit rédiger elle-même et soumettre à l'approbation du canton où elle a domicilié son siège.

Ce règlement donne une définition de la notion de frais. Il détaille précisément le type de dépenses qui seront remboursées et à qui. Par exemple, une voiture de fonction est mise à la disposition des membres de la direction; ou, pour leurs déplacements à l'étranger, tous les membres du personnel se verront défrayer leur billet d'avion en classe affaires.

Ce document interne précise également les montants remboursés. L'indemnité kilométrique se monte à 70centimes, ou un repas pris à l'extérieur est payé jusqu'à concurrence de 35 ou 40francs, selon les recommandations de la CSI. «A défaut d'un règlement approuvé par l'administration, ce sont les normes très strictes fixées par les directives de la CSI qui doivent être appliquées», souligne encore Antoine Berthoud.

Flot de paperasse Le nouveau formulaire est l'objet de critiques de la part des milieux patronaux. Ils craignent une augmentation des coûts liés à la mise en conformité, un accroissement des charges administratives, le développement d'un flot de paperasse et une augmentation de la charge fiscale des salariés.

Les entreprises craignent également d'être contraintes à renoncer à offrir certaines prestations, pourtant essentielles, à leurs collaborateurs. «Nous pensons supprimer le check-up médical que nous proposions à nos employés, ainsi que les 1000francs par an mis à leur disposition pour leur formation, confirme Jean-Charles Bruttomesso. Au-dessus de 12000 francs par an de frais de formation, l'argent dépensé est considéré comme un salaire, donc soumis à impôts. Cette mesure est injuste. Elle menace directement l'employabilité des gens.» Une formation certifiante peut, en effet, coûter jusqu'à 25000 francs.

Blaise Matthey, de la Fédération des entreprises romandes (FER), dénonce également cette absence de sens des réalités comptables: «Les limites de frais de repas n'ont aucune cohérence par rapport au prix effectif d'un repas sur le marché genevois», souligne-t-il.

Au-delà de cette mésentente entre l'Etat et le privé, l'objectif des autorités fiscales est clair: taxer, en plus du salaire, tous les avantages perçus par le salarié sans en laisser passer à travers les mailles du filet.

* http://www.steuerkonferenz.ch/f/ salaire.htm fourmille d'informations sur le nouveau certificat de salaire. Le site de la CSI propose notamment un modèle pour l'établissement du fameux règlement de remboursement des frais.