Christophe Saam, fondateur et directeur du cabinet P&TS à Neuchâtel, spécialisé en brevets et dépôts de marque, qui emploie 20 collaborateurs:

«Dès la fondation de la société (ndlr: en 1998), nous avons mis en place le principe de la double documentation (électronique et papier de tous les documents). Nous sauvegardions par exemple nos e-mails sur des fichiers PDF, un format qui devrait perdurer. Chez nous, la durabilité est cruciale, et nous devons garantir que les dossiers «marques», par exemple, seront encore accessibles dans 30 ans ou plus. Début 2012, nous avons changé notre politique et estimons que certaines informations numériques – les e-mails par exemple – ne doivent plus toutes être imprimées, parce que la gestion électronique suffit. Par contre, pour les données centrales et la gestion comptable, nous préférons conserver cette trace papier. Prenons l’exemple d’un litige sur un brevet aux Etats-Unis: un document électronique suisse serait-il reconnu?

Jusqu’à présent, nous n’avons pas rencontré de problème majeur. Nous avons une personne dédiée au classement, une autre à la bibliothèque, donc c’est vrai que nous apportons un soin particulier à la gestion documentaire. Une fois, nous avons toutefois dû prouver que la confidentialité avait été préservée. Depuis, nous avons revu notre système électronique pour faciliter par exemple les relevés des accès au système.

Pour le papier, nous stockons les archives au rez de notre bâtiment. Nous avons réfléchi à des solutions d’archivage externes, mais pour l’heure, à Neuchâtel, les offres ne nous convenaient pas, notamment en termes de rapidité d’accès à l’information.

En cas d’incendie, nous perdrions ces archives papier, mais nous pourrions toutefois reconstituer la majorité des pièces en les redemandant aux instances concernées. Cela aurait évidemment un impact financier important, c’est pourquoi nous nous sommes protégés face à ce risque en contractant une assurance.»