Comment gérer un millier de personnes qui ne se connaissent pas et travaillent ensemble pendant deux semaines? Les responsables du Montreux Jazz Festival, qui bat son plein actuellement, ont trouvé la parade: ils rassemblent l’ensemble du «staff» temporaire sur un réseau social interne. Logement, covoiturage, échange de jours de travail… toutes les questions pratiques sont débattues sur la plateforme, de manière informelle.

Conçu par la société genevoise HyperWeek, le site ressemble à Facebook, mais n’est ouvert qu’aux collaborateurs du festival. Il est divisé en groupes de travail – bars, accueil VIP, call center, garderie, etc. – et il est supervisé par Julia Nusslé Jaton, responsable des ressources humaines. «C’est un programme de pilotage pour assurer l’aspect opérationnel du festival. C’est important de rassembler, matérialiser les équipes, avant même le début du festival. 40% du staff est renouvelé chaque année», explique Raphaël Briner, fondateur d’HyperWeek, qui loue sa solution au prix de 5 francs par utilisateur et par mois.

Le Montreux Jazz n’est pas le seul à suivre cette tendance collaborative. Le Touring Club Suisse (TCS) a développé un réseau similaire il y a 15 mois pour ses quelque 1600 employés. Bobst a opté aussi pour une plateforme collaborative il y a huit mois. Les directions locales discutent par exemple de leurs enseignes et les comparent, via des photos postées sur le mur.

Selon une étude du cabinet Gartner, publiée en début d’année, la moitié des grandes organisations auront adopté de telles plateformes d’ici à 2016. L’objectif affiché: augmenter la collaboration… et réduire la masse de mails qui noie le personnel.

Cet engouement risque pourtant de décevoir plus d’un manager: 80% des efforts «sociaux» réalisés par les entreprises, ces prochaines années, ne produiront pas les bénéfices attendus, faute d’engagement et de participation du personnel, prévient Gartner.

La société Atos, en France, en a fait l’amère expérience. Après avoir annoncé en grande pompe en 2011 bannir les e-mails au profit d’un réseau social interne (Bluekiwi), la société de services en ingénierie informatique a dû faire amende honorable. Le directeur continue d’envoyer des mails à ses salariés et seul un tiers des employés du groupe sont actifs sur la plateforme, relève Le Monde.

Anees Qureshi, responsable du marketing et des ventes chez Cambridge Technology Partners, une société de conseil informatique établie notamment à Nyon, confirme que les réseaux sociaux ne sont pas voués à remplacer les courriels. «Certains clients veulent toujours recevoir des notifications du réseau via e-mails, illustre-t-il. L’objectif de ces plateformes est plutôt d’optimiser le partage d’information.»

Le TCS affirme pour sa part avoir réussi à réduire le nombre d’e-mails… grâce à l’intranet, le site interne introduit avant le réseau social et qui ne permet pas de réactions. La plateforme collaborative, qui coûte près de 20 000 francs annuels à l’entreprise, ne poursuit pas le même objectif. «Elle vise à récolter des réactions de collaborateurs à chaque action que nous menons. Nous avons par exemple inauguré une nouvelle application pour les voyageurs, que nous avons lancée en phase test auprès du personnel. Nous récoltons leur feedback sur le réseau social», explique le responsable communication. «En 24h, nous avons reçu moins de dix réactions, mais beaucoup plus d’employés ont consulté la page», nuance-t-il.

Que pense-t-il de la fréquentation de la plateforme? «Nous espérions qu’il y ait davantage d’employés qui la consultent, à l’image de Facebook. Le double peut-être, mais ce n’est pas le cas. Nous avons introduit beaucoup d’innovations ces derniers temps, nous avons peut-être brusqué les habitudes. Les gens n’ont pas forcément le temps d’aller sur la plateforme, de s’informer, de poster des commentaires. Mais la fréquentation augmente, ce n’est qu’une question de temps.»

Le problème des réseaux sociaux internes, «ce n’est pas la technologie, qui est assez facile à mettre en œuvre, constate Anees Qureshi. Ni le coût, qui peut rester modique pour une PME. Le plus difficile, c’est de changer la culture d’entreprise, développer un esprit de partage et rassurer le management qui craint parfois une éventuelle perte de contrôle», glisse l’expert.

Atos espérait supprimer les e-mails grâce au site interne