1.Désactiver les alertes. Personne n'est obligé d'avoir le nez collé en permanence sur sa messagerie. C'est stressant, cela perturbe la concentration et induit une fatigue mentale inutile. La règle, c'est d'aller vers le message à un moment que l'on choisit, plutôt que de se laisser déranger par lui à tout moment. Conseil unanime des spécialistes: il faut désactiver les alertes sonores et visuelles et regrouper les moments de travail sur ses mails pour les traiter à certains moments de la journée. A chacun d'évaluer, selon son poste et son métier, son rythme de croisière. Pour certains, consulter ses mails une fois par jour suffit. Pour d'autres, se rendre sur sa messagerie le matin, en début d'après-midi et en fin de journée est nécessaire. Pour d'autres enfin, une vérification toutes les heures est indispensable. De manière générale, «on surestime souvent l'urgence. Il n'y a pas tant de postes que cela qui demandent une réactivité immédiate», souligne Bruno Savoyat, le directeur d'IBT.

2. Vider la boîte d'entrée. Pour se sentir léger, diminuer les sentiments d'anxiété et de culpabilité, la règle est d'avoir une boîte de réception des mails vide en fin de journée. Tous les messages entrants doivent être traités, c'est-à-dire supprimés, classés dans un dossier ou répertoriés dans les contacts.

3. Repérer les messages importants. Un des enjeux face au flux est d'arriver à évaluer la valeur de l'information pour trier les messages éphémères (échange de mails pour agender un rendez-vous, par exemple, mais aussi tous les pourriels) de ceux qui ont une valeur à moyen ou long terme et dont le contenu doit être conservé. «On estime que 70 à 80% des courriels ont une valeur éphémère», note Alain Giroux, professeur HES dans la filière d'information documentaire de la Haute école de gestion (HEG), à Genève.

4. Classer les messages. Les messages à conserver doivent être classés dans des dossiers, soit éphémères (courrier du mois, par exemple), soit d'archivage. Organiser ses dossiers de manière à retrouver ses mails demande une vraie réflexion sur le contenu de son travail. «On peut faire des classements par thèmes, par sujet ou par activité», ajoute Alain Giroux.

5. Gérer le flot. Beaucoup d'utilisateurs ne connaissent que les fonctions les plus basiques de leur messagerie. Or, des programmes comme Outlook possèdent toutes sortes d'options qui permettent de filtrer et de trier le flot de messages entrants (aller dans «outils» et sélectionner «règles et alertes»). Cela permet d'envoyer directement certains messages non urgents dans des dossiers ou des répertoires. Par exemple, les newsletters peuvent être dirigées dans un dossier qui sera consulté une ou deux fois par semaine; les messages contenant tel mot-clé seront dirigés vers tel dossier ou automatiquement supprimés.

6. Partager le travail. «Le volume est un vrai problème. Certains de mes clients qui dirigent des entreprises, reçoivent 400 ou 600 mails par jour, raconte Bruno Savoyat. Pour s'en sortir, ils doivent déléguer.» A l'époque du courrier papier, l'assistante d'un directeur triait les lettres et ouvrait toutes celles qui n'étaient pas estampillées «confidentiel». Le courriel, lui, arrive directement sur le bureau des utilisateurs en court-circuitant les secrétaires. Les mails sont considérés comme plus personnels et privés que les lettres et leurs destinataires rechignent à laisser quelqu'un d'autre entrer dans leur messagerie. Le conseil: séparer clairement son adresse électronique professionnelle de son adresse privée, pour pouvoir ouvrir l'accès à la première. 7. Repartir de zéro. Oser se déclarer en faillite si l'on est sous l'eau et que des dizaines de mails traînent dans sa messagerie, en attente de réponse. «A un moment donné, lance Bruno Savoyat, il vaut mieux envoyer un message général à tous ceux qui attendent quelque chose de vous pour les avertir que leur message a disparu, que l'on met les compteurs à zéro et que l'on s'engage à répondre dans un laps de temps donné.»