Le verdict est sévère pour l’Office fédéral des assurances sociales (OFAS). Le Contrôle fédéral des finances (CDF) lui décerne une mauvaise note dans le traitement et le contrôle des factures pour les prestations individuelles de l’AVS et de l’AI. Le CDF déplore «une sous-utilisation du traitement électronique des factures», ce qui occasionne un surcoût de 3 millions de francs par an.

On le sait: le Contrôle fédéral des finances est impitoyable à l’heure de déceler une gouvernance lacunaire. Cette fois-ci, il s’est penché sur le traitement des factures adressées par les prestataires de soins ou les assurés. Celles-ci sont d’abord traitées par les offices régionaux de l’AI, puis transmises à la Centrale de compensation à Genève, qui procède à un deuxième contrôle avant qu’elles ne soient réglées. Un immense travail: cette centrale voit passer chaque année 1,6 million de factures pour un montant total de 2,2 milliards de francs.

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70% des factures sous forme papier

Le problème, c’est qu’aujourd’hui encore, quelque 70% des factures arrivent à Genève sous forme papier. «Un anachronisme à l’heure numérique», note Laurent Crémieux, l’auteur de l’audit du Contrôle des finances. Celui-ci a identifié plusieurs failles dans le système. D’abord, les offices de l’AI ne disposent pas d’outils pour un traitement automatisé des facteurs papier. Lorsque les factures validées parviennent par voie postale à la Centrale de compensation, celle-ci commence par les scanner, puis les opératrices saisissent manuellement les données dans le système Sumex, une application développée par la caisse nationale d’assurance Suva.

La centrale de Genève ne reçoit ainsi aucune information sur les contrôles que l’AI a déjà effectués et refait parfois les mêmes.


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Economies possibles: 3 millions de francs

Résultat: le système est coûteux. Le traitement d’une facture papier revient à 5 francs, celui d’une facture électronique à 1 franc seulement. C’est dire que le potentiel d’économies pourrait se chiffrer à 3 millions de francs, cela pour la Centrale de compensation uniquement. Ce processus est aussi plus long. Les factures traitées électroniquement sont réglées pour 90% d’entre elles dans un délai d’un mois, les autres dans les 75 jours seulement.

Dans son audit, le Contrôle des finances cite le bon élève dont il faut suivre l’exemple: la Suva, qui traite elle aussi 1,5 million de factures par an. La caisse nationale d’accidents a automatisé 80% des factures et a ainsi pu affecter 75 collaborateurs à d’autres tâches. Car c’est ici que le bât blesse le plus douloureusement: «Avec un système numérisé, la Centrale de compensation et les offices de l’AI pourraient faire des contrôles plus approfondis, donc avoir une plus grande chance de dénicher des erreurs et des abus», déclare Laurent Crémieux.

«Un potentiel d’amélioration existe»

Dans cette affaire, la confusion des rôles n’a cessé de régner entre des acteurs dépendant à la fois du Département de l’intérieur (Alain Berset) et des finances (Ueli Maurer). A l’heure de rédiger ses recommandations, le Contrôle des finances sermonne d’abord l’OFAS, qui pilote stratégiquement toute la procédure du contrôle des factures. Il l’enjoint de réviser sa circulaire de manière à imposer un traitement automatisé à l’avenir. Il déplore par ailleurs que cet office n’ait pas mené une réflexion sur une possible externalisation de la procédure. «Certains assureurs privés délèguent cette tâche à des prestataires extérieurs pour des raisons de coûts tout en conservant le contrôle approfondi des factures», relève le CDF.

De son côté, l’OFAS communique qu’il partage les conclusions des auditeurs fédéraux en estimant qu’un «potentiel d’amélioration existe». Prudemment, il ajoute que les «adaptations sont complexes à mettre en place» et que «les acteurs du dossier sont nombreux». Un appel déguisé à la patience qui ne plaira pas trop au Contrôle fédéral des finances, lequel espère que ses recommandations seront suivies d’ici à fin 2018 au plus tard.